.st0{fill:#FFFFFF;}

La Deliverability delle mail … o con un nome meno tecnico, come posso evitare che le mail che spedisco finiscano nello Spam ? 

Agosto 10, 2016

Le mail sono il mezzo con cui comunichiamo con i visitatori dei nostri siti, con i nostri potenziali clienti, con i clienti già acquisiti, con i fornitori, in pratica è il spesso il nostro principale mezzo di comunicazione ed in alcuni casi anche l’unico.

Se proviamo a pensare a quante comunicazioni, spesso essenziali, inviamo ai nostri clienti tramite le e-mail diventa ancora più chiaro quanto sia fondamentale assicurarci che vengano correttamente consegnate.

  • Newsletter
  • Conferme registrazione
  • Ricevute di acquisto
  • Copie e conferme Ordini
  • Sconti promozioni ed offerte
  • Notifiche e comunicazioni varie
  • ecc

Che siano mail tecniche o commerciali un punto rimane fondamentale, DEVONO essere recapitate correttamente e in particolare nella casella della posta in arrivo (inbox) e non nello SPAM o peggio ancora rimbalzate direttamente indietro al mittente dai server di posta.

Cosa è l’e-mail Deliverability?

Per dirlo in termini semplici una consegna avvenuta con successo è il fatto che le tue mail vengano consegnate nella casella della posta in arrivo dei tuoi clienti o contatti.

Quando invece abbiamo le mail che vengono inviate alle cartelle dello Spam/Junk/Bulk o altri nomi equivalenti, se non proprio bloccate dal provider che gestisce la ricezione della posta della persona a cui abbiamo scritto abbiamo un problema appunto una consegna non andata a buon fine.

La Deliverability delle mail è uno dei punti fondamentali oggi giorno per il nostro business, purtroppo la maggior parte di noi se ne preoccupa solo quando inizia ad avere problemi seri di consegna, trascurandolo quando i numeri sono “bassi”.

Un errore classico è credere che le nostre mail vengano consegnate correttamente ogni volta che non riceviamo una notifica di mail respinta da qualche provider.
Le notifiche ovviamente sono una cosa fondamentale a cui prestare moltissima attenzione, dato che sono un chiaro segnale o quanto meno un avviso che qualcosa non va, ma prima di arrivare alle notifiche potrebbe essere che passi del tempo, anche molto, in cui le nostre mail vengono si consegnate, ma non nella “inbox” (posta in arrivo) dell’utente, ma nella cartella dello SPAM (che moltissime persone nemmeno sanno di avere o come fare per andarla a controllare, anche perché dovrebbero controllare qualcosa dove c’è la “spazzatura” ? )

Alcuni studi riportano che circa un 21% delle mail valide, corrette, volute e attese dagli utenti, vengano perse perché finiscono nella cartella dello Spam. Parliamo di mail come conferme di iscrizione a siti o servizi, membership, mail per recupero password perdute, notifiche di spedizione, newsletter e molto altro.

Avere problemi con la consegna di alcuni tipi di queste mail non comporta “solo” la perdita di una possibile vendita, può portare proprio alla perdita del cliente, spinto magari a guardare ai nostri concorrenti perché non riceve la risposta che gli serviva in un preciso momento.

Credo sia chiaro quindi il perché riuscire ad avere le nostre mail consegnate nella cartella della posta in arrivo dei nostri utenti sia fondamentale.

La “Reputazione”, e come può cambiare le probabilità di vedere le tue mail nella inbox o meno.

Primo punto fondamentale da tenere in considerazione è quello definito “Reputation”, ovvero Reputazione. Migliore sarà la “nostra” reputazione e più probabilità avremo che le nostre mail non facciano una brutta fine.

Al giorno d’oggi la reputazione come mittente è determinata da moltissimi fattori, dove uno dei più importanti è come i tuoi utenti interagiscono con le tue email.
Quando un destinatario delle tue e-mail apre un tuo messaggio, lo legge, clicca su qualche link presente, insomma ci interagisce in modo attivo, da un chiaro segnale al suo gestore di posta che quel messaggio è voluto e con un certo valore.

La reputazione come mittente dipende anche da cose come l’IP e la reputazione del dominio, che danno informazioni al provider su “chi sei” e come ti comporti.
Mittenti con una buona reputazione avranno più probabilità di vedere i propri messaggi consegnati, mentre mittenti con una cattiva reputazione si vedranno i messaggi bloccati anche a livello di server, senza che mai arrivino nemmeno nello spam o nel cestino degli utenti.

Una reputazione forte e consolidata come mittente, come la reputazione personale o del proprio brand, è qualcosa che va costruito nel tempo. Vi elenco alcuni de fattori che in genere i servizi di posta considerano quando devono determinare la reputazione di un mittente. L’elenco è puramente indicativo in quanto i fattori variano, come pure il peso attribuito dai vari gestori alle singole voci, diciamo quindi che è più un elenco di indicazioni che è bene rispettare come base.

  1. Interazione degli utenti
  2. Contenuto della mail
  3. Segnalazioni di Spam
  4. Spam Traps (trappole per lo spam)
  5. Indirizzi mail non validi
  6. Blacklists
  7. Reputazione del dominio

Ma cosa significano questi termini, alcuni abbastanza chiari ma altri tecnici? Vediamolo con qualche informazione in più.

1 – Interazione degli utenti

Come i vostri utenti, quindi chi riceve le vostre mail, interagisce?
Aprire una mail, cliccare un link, disiscriversi, segnalarla come spam sono le azioni principali e di sicuro impatto diretto e facilmente misurabile dai servizi di posta, ma ci sono anche altri tipi di azioni, sia positive che negative, più difficili da trattare. Alcuni di questi dati che ora vengono sempre più tenuti in osservazione dai servizi di posta includono:

  • quante volte un messaggio è inoltrato ad altri indirizzi
  • quanto spesso i messaggi sono cancellati senza essere nemmeno letti
  • quanto spesso un mittente è aggiunto alla rubrica dei destinatari
  • quanto spesso un messaggio è spostato da una cartella ad altra

E’ chiaro quanto questi dati, per noi impossibili da conoscere e visualizzare, possano dare invece informazioni abbastanza importanti al gestore del servizio di posta, che faranno aumentare o diminuire il nostro “punteggio di qualità” se ad esempio molti nostri utenti eliminano spesso le nostre mail senza aprirle (indicazione spesso di mail non richieste o volute), oppure al contrario se le aprono e magari ci aggiungono anche alla rubrica (chiara indicazione di volere veramente le nostre mail e non rischiare di perderle nello spam).

2 – Contenuto della mail

La tua reputazione come mittente può essere modificata anche dal contenuto dei tuoi messaggi.
Il layout, la struttura estetica e dei contenuti, della tua mail, compresi i link presenti, l’uso di sistemi si url shortner (abbreviazione degli url inseriti nella mail), le parole nell’oggetto della mail, ed anche le parole nel contenuto della tua mail, tutto assieme crea una buona parte del punteggio che porterà o meno alla consegna in modo corretto delle tue mail.

Un consiglio, NON usate sistemi di abbreviazione degli url. Se avete url lunghi e “brutti” abbreviateli in altro modo, magari creando dei redirect interni sul vostro sito, ma NON appoggiatevi a servizi esterni di abbreviazione degli url.

Perché? Semplicemente perché ogni link presente in una mail punta ad un dominio, che si porta dietro una sua reputazione, compreso quindi quelli dei servizi di abbreviazione degli url, dove se usati il link che era tipo www.vostrodominio.com/linkbreuttoelungoascelta diventa www.breve.xx/12345 , sicuramente più corto ma il dominio che il servizio di antispam andrà a verificare e valutare non sarà il tuo dominio ma quello del servizio di abbreviazione.

Il problema nasce proprio qui, dato che spesso quei servizi sono usati anche da spammer o per molti altri motivi non sempre leciti, per nascondere a prima vista i loro domini agli occhi di utenti meno esperti, e quindi spesso hanno una reputazione molto molto bassa per i sistemi antispam.

3 – Segnalazioni di Spam

Le segnalazione delle vostre mail come spam da parte di chi le riceve non sono un evento così raro, nemmeno completamente catastrofico, ma sicuramente hanno un forte impatto sulla vostra reputazione come mittente agli occhi del servizio di posta.
Ovviamente dipende dal numero di eventi in base al numero di mail inviate, con che frequenza e ricorrenza avviene, ecc. , ma dato che appunto è un segnale fortemente negativo dovremo preoccuparci di rimuovere dalle nostre liste, appena ne abbiamo evidenza, gli utenti che avranno taggato la nostra mail come spam.

4 – Trappole per lo spam

Le trappole per lo spam (spam traps) sono indirizzi email che non dovrebbero mai ricevere mail.
Possono essere vecchi indirizzi mail in disuso ma tenuti attivi sul server volutamente, oppure creati appositamente per intercettare invii di mail fatti in modo non corretto.
Se infatti inviate mail a questi indirizzi vuol dire, nel caso migliore, che non tenete pulita e aggiornata la vostra lista, e nel caso peggiore che state inviando mail indirizzi che mai si sono iscritti in modo volontario alle vostre liste (liste comprate, indirizzi trovati a caso sul web, ecc).

Potete evitare di cadere nel problema delle “trappole” del tipo caselle di posta vecchie semplicemente rimuovendo gli utenti dalle vostre liste che non interagiscono con le mail per lunghi periodi, magari analizzando su cicli sufficientemente lunghi se hanno mai cliccato su un link delle mail o se le abbiano mai aperte, ecc.

Per evitare invece le trappole del tipo “caselle create appositamente dal provider” … beh è semplice, non comprate liste di mail, non usate indirizzi “trovati” sul web e limitatevi a spedire a chi si iscrive volontariamente alle vostre liste (l’uso del double optin è buona pratica per evitare completamente queste mail).

5 – Indirizzi mail non validi

Inviare mail a numerosi indirizzi di posta non esistenti, non validi, non più utilizzati (i classici con la casella di posta sempre piena) è un segnale negativo per i provider.

Riducete il numero di messaggi inviati a indirizzi mail non validi rimuovendo prontamente gli indirizzi che riporteranno le vostre mail come respinte (bounced).

Anche gli indirizzi mail abbandonati e non più in uso possono dare problemi di qualità nelle vostre liste, rimuovete quindi le mail che riportino per più invii di non poter ricevere posta perché hanno sempre la casella piena, ma analizzate anche gli indirizzi mail che non presentino mai interazioni di alcun tipo con le vostre mail. Una volta bastavano tempi brevi perché un indirizzo abbandonato fosse riempito dalla posta e quindi iniziasse a dare messaggi di errore, ma oggi con servizi di posta gratuiti da vari giga le caselle possono rimanere inutilizzate anche per anni prima di avere notifiche di casella piena (se mai arriveranno a tale punto).

6 – Blacklists

Molti provider di posta usano delle liste pubbliche per determinare quali mittenti bloccare senza nemmeno lasciare che le loro mail arrivino alla casella dello spam. Questi servizi si basano sul controllo dell’IP da cui si invia la posta (IP del server o servizio, non del vostro PC) e sul dominio utilizzato come mittente.

Evitare di essere inseriti nelle blacklist è fondamentale, ed in caso si venga inseriti, magari per colpa di altri utenti del servizio o dell’hosting su cui abbiamo il sito con un IP condiviso tra domini che spesso nemmeno conosciamo, fare immediata richiesta al provider di controllare e correggere la situazione.

Servizi come mxtoolbox ci possono venire in aiuto nel controllare periodicamente che il nostro dominio ed il servizio hosting che utilizziamo non siano presente in blacklist.

 7 – Reputazione del dominio

Il tuo dominio ha una sua reputazione, ed è altrettanto se non più importante di quella dell’IP utilizzato per l’invio della posta.

Se i messaggi inviati dal tuo dominio generano una risposta negativa dai tuoi utenti non importerà quale IP usi per inviare la posta, i messaggi saranno comunque filtrati.

In caso di IP bloccato o con cattiva reputazione cambiarlo è abbastanza semplice e veloce, mentre non sarà possibile cambiare il dominio.

Facciamo particolare attenzione anche al fatto che se nelle nostre mail inseriamo link a domini esterni al nostro anche questi verranno controllati e andranno ad influire sul punteggio che ci verrà attribuito. Anche se il tuo dominio è perfetto, la tua mail ottima, i contenuti buoni, hai rispettato tutte le regole ma magari nella mail ha alcuni link a siti web con bassa a pessima reputazione i tuoi messaggi con molta probabilità verranno filtrati.

Post lungo?

Si, ma sicuramente non completo, ci sono ancora molti altri fattori e dettagli che ho trascurato, sia per non sovraccaricarti di informazioni sia per evitare cose troppo tecniche che richiederebbero conoscenze informatiche e in particolare di internet e della posta che se tu avessi molto probabilmente non saresti qui a leggere questo mio articolo :)

Spero comunque che siano informazioni che ti saranno utili e ricorda, il web e tutto quello che lo circonda è in continua evoluzione, ogni momento, quindi quello che va bene oggi come regole e metodi non è detto che sia uguale anche tra soli pochi mesi. L’unico modo per rimanere con il tuo business online correttamente è continuare a informarsi e seguire i cambiamenti che vengono richiesti dai sistemi e dagli utenti.

INSERISCI UN TUO COMMENTO

Your email address will not be published. Required fields are marked

Questo sito usa Akismet per ridurre lo spam. Scopri come i tuoi dati vengono elaborati.

{"email":"Email address invalid","url":"Website address invalid","required":"Required field missing"}